社會保險業務檔案管理規定（試行）
中華人民共和國人力資源和社會保障部國家檔案局令第3號
人力資源社會保障部和國家檔案局制定了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，現予公布，自2009年9月1日起施行。
人力資源社會保障部部長尹蔚民
國家檔案局局長楊冬權
二〇〇九年七月二十三日
社會保險業務檔案管理規定（試行）
第一條 為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規，制定本規定。
第二條 依法經辦養老、醫療、失業、工傷、生育等社會保險業務的機構（以下簡稱社會保險經辦機構），管理社會保險業務檔案，適用本規定。
第三條 本規定所稱社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
第四條 人力資源社會保障行政部門負責社會保險業務檔案管理工作的組織領導。
社會保險經辦機構負責社會保險業務檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業務指導。
社會保險業務檔案由縣級以上社會保險經辦機構集中保存。
第五條 社會保險經辦機構配備專門的管理人員和必要的設施、場所，確保檔案的安全，并根據需要配備適應檔案現代化管理要求的技術設備。
第六條 社會保險經辦機構應當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。
第七條 社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》（見附件）進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。
第八條 社會保險業務檔案分類應當按照社會保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業務環節”或“年度—險種—業務環節”的方法對社會保險業務材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。
第九條 社會保險業務檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各種社會保險業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。
社會保險業務檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。
第十條 社會保險經辦機構依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務。
第十一條 社會保險經辦機構應當對已到期的社會保險業務檔案進行鑒定。
鑒定工作應當由社會保險經辦機構相關負責人、業務人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。
鑒定中如發現業務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。
第十二條 社會保險經辦機構對經過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經社會保險經辦機構主要負責人批準后銷毀。
未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
社會保險經辦機構應當派兩人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。
第十三條 社會保險經辦機構按照有關規定，將永久保存的社會保險業務檔案向同級國家綜合檔案館移交。
第十四條 社會保險經辦機構有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責任：
（一） 不按規定歸檔或者不按規定移交檔案的；
（二） 偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；
（三） 玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的；
（四） 違規提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的；
（五）違反社會保險業務檔案和國家檔案法律、法規的其他行為。
第十五條 各類社會保險業務檔案中涉及會計、電子文檔等檔案材料，國家有特別規定的，從其規定。
第十六條 本規定自2009年9月1日起施行。